Zarządzanie ryzykiem i szansami

W zarządzaniu projektami nieodłącznym elementem jest ryzyko niepowodzenia. Jak jednak przygotować się na wystąpienie takich sytuacji i sobie z nimi radzić? Dużo łatwiej będzie nam poradzenie sobie z niechcianymi problemami jeżeli odpowiednio wcześniej się do tego przygotujemy. Jednak chciałbym aby nie zapominać o szansach, które bardzo często nie są analizowane przy planowaniu i realizacji projektów.

Identyfikacja

Etap identyfikacji ryzyka i szans, które mogą wpłynąć na nasz projekt powinniśmy przeprowadzić w procesie planowania projektu. Jest to ważny krok, o którym wielu kierowników zapomina lub w ogóle nie stosuje zarządzania ryzykiem i szansami w projektach.

Jako narzędzie identyfikacji ryzyka i szans powinniśmy zastosować jedno z najbardziej znanych metod jakim jest burza mózgów i wypisanie wszystkich szans i zagrożeń w projekcie. Lista może być długa. Jednak nie obawiajmy się wypisywać tutaj wszystkiego co przyjdzie nam do głowy.

Jakościowa analiza

Kolejnym krokiem jest jakościowa analiza wcześniej określonych zagrożeń i szans. Dla każdej z kategorii (ryzyka i szans) osoby uczestniczące w projekcie powinny zdecydować, na których elementach się skupić.

Dobrym sposobem na wyselekcjonowanie ryzyka i szans, na których powinniśmy się skupić, jest prosta metoda przyznawania punktów w dwóch kategoriach: prawdopodobieństwu i wpływie.

Każdy uczestnik może wybrać 5 zagrożeń w kategorii prawdopodobieństwa ich wystąpienia, a także 5 zagrożeń, które według nich będą miały największy wpływ na projekt w momencie wystąpienia.

Na tej podstawie można stworzyć macierz, gdzie na osi poziomej mamy wpływ na projekt, natomiast na osi pionowej prawdopodobieństwo wystąpienia. Na tej podstawie skupiamy się na lewym dolnym rogu macierzy.

Ilościowa ocena

Następnym krokiem jest ilościowa ocena zagrożeń i szans. Tutaj należy określić jaki konkretnie wpływ na realizację projektu będzie miało zagrożenie lub szansa, które zostały wyselekcjonowane w poprzednim kroku.

Tutaj także można wykorzystać prostą metodę jaką będzie przydzielanie wag do poszczególnych zagrożeń i szans. Należy rozesłać listę do osób zaangażowanych w projekt aby samodzielnie przypisały wagi do tych pozycji.

Ważnym elementem jest także przypisanie reakcji do wystąpienia konkretnego zagrożenia lub szansy w momencie ich wystąpienia. Według Mariusza Kapusty możemy tutaj wyróżnić cztery możliwości:

W przypadku zagrożeń:

• Akceptacja,

• Unikanie,

• Przeniesienie,

• Łagodzenia.

W przypadku szans:

• Akceptacja,

• Wykorzystanie,

• Współdzielenie,

• Wzmacnianie.

Monitorowanie i kontrola

Ostatnim krokiem jest monitorowanie oraz kontrola zagrożeń i szans w projekcie. Warto to dodać do cyklicznych raportów na temat realizacji projektów. Nie wymaga to dużych nakładów pracy, natomiast w odpowiednim momencie może dać nam informację co należy zrobić aby uniknąć zagrożeń lub wykorzystać szanse.