Mapowanie procesów biznesowych - korzyści

Mapowanie procesów biznesowych ma wiele zalet. Praktyka biznesowa pokazuje, że organizacja jest w stanie osiągnąć wyraźną poprawę swojej efektywności i konkurencyjności dzięki zmapowaniu procesów, a następnie ich optymalizacji.

Procesy biznesowe stanowią fundament sukcesu organizacji, jeśli są dobrze zaprojektowane i jednocześnie dobrze funkcjonują.

Można tutaj wymienić między innymi:

• podniesienie satysfakcji klienta poprzez identyfikację czynności wpływających na długość cyklu wytwórczego,

• ustalenie mierników osiągnięć skoncentrowanych na zadowoleniu klienta poprzez określenie czynników wpływających na usatysfakcjonowanie odbiorcy produktu,

• zmniejszenie ilości braków poprzez określenie źródeł ich powstawania,

• redukcja kosztów poprzez wykrycie czynności niedających wartości produktowi,

• ustalenie przyczyn zaburzeń procesu poprzez wykrycie nieciągłości w przepływie informacji pomiędzy zespołami funkcjonalnymi i redundancji informacji,

• podniesienie produktywności dzięki usunięciu wykrytych nieciągłości w realizowanym procesie.

4 kategorie zalet mapowania

Wymienione wyżej zalety stosowania mapowania procesów biznesowych w naszej organizacji dzielimy na cztery kategorie:

1. Identyfikacja nieefektywności.

2. Eliminacja zbędnych działań.

3. Propagowanie najlepszych praktyk w organizacji.

4. Wdrożenie nowych pracowników.

Wśród kadry zarządzającej występuje często przeświadczenie, że pracownicy wiedzą, jak należy dane działania wykonywać – w jakim czasie, kolejności oraz ile one organizację kosztują.

Co zyskujesz mapując procesy?

Mapowanie pozwala wychwycić problemy występujące w firmie. Mapowanie odpowiada na konkretne pytania, np.:

• Kto naprawdę dokonuje akceptacji zakupu?

• Dlaczego to zadanie nie jest realizowane szybciej?

• Czy nie można tego zrobić taniej?

• Dlaczego nie odbywa się to w systemie informatycznym, a formularzu papierowym?

Przeprowadzone rzetelnie mapowanie procesu zapewnia identyfikację:

• działań nieprzynoszących wartości dodanej

  • tworzenie nowej tabelki, choć dane są już w innym miejscu

• „spowalniaczy procesu” - tzw. wąskich gardeł

  • tylko 1 pracownik zajmuje się organizacją transportu, zatem wysyłka towaru musi poczekać

• złych nawyków

  • Pan A z Działu B zawsze robił to w ten sposób i działało

Współcześnie realizowane procesy biznesowe charakteryzują się wysokim poziomem skomplikowania. Są one trudne do objęcia całościowo przez pracowników doświadczonych i niemalże niemożliwe do szybkiego zrozumienia przez pracowników nowo przyjętych.

Wdrażanie pracowników to długotrwały i kosztowny proces. Jak to zmienić?

Posiadanie zmapowanych procesów biznesowych ułatwia go i podnosi efektywność nauki przy jednoczesnym spadku kosztów oraz większej satysfakcji pozostałych pracowników, zwolnionych z konieczności tłumaczenia każdego kroku. Zmapowane procesy odpowiadają między innymi na takie pytania:

• Jakie są zadania i odpowiedzialność poszczególnych członków procesu?

• Z jakich narzędzi i systemów IT mam korzystać?

• Do kogo raportuję i kto raportuje do mnie?

• Jakie produkty i w jakim czasie mam dostarczać?

Opisywanie procedur organizacyjnych w postaci rysunkowej posiada wiele zalet nad opisywaniem takich procedur samym tekstem. Są to: przejrzystość, zachęta do czytania, łatwość zrozumienia, łatwość aktualizacji, przydatność do szkoleń, spójność, łatwość tworzenia, pokazywanie relacji.

Jeżeli chcesz abyśmy zmapowali procesy biznesowe w Twojej firmie i osiągnęli razem konkretne wyniki, to skontaktuj się z nami poprzez ten link.